Цель данного модуля – учет персонала предприятия службами отдела кадров.

Реализованные возможности:

- Ведение штатного расписания предприятия

- Учет личных карточек персонала

- Полное документационное обеспечение работы

- Сохранение и получение полной истории всех изменений и перемещений

Данный проект создан по технологии клиент-сервер, является многопользовательской системой с единым сервером базы данных.

Платформа:

Сервер: ОС Windows NT, 2000, XP, СУБД Firebird Interbase 1.0

Клиент: ОС Windows xx, язык программирования самодельный Infotech ICL

История создания:

Проектирование модуля кадры было начато в ОАО “Запсибгазпром” осенью 2001 года на СУБД Oracle. После перехода группы программистов в ЗАО “Инфотех” проект в июле 2002 года был полностью переделан на новую платформу, с потерей многой функциональности и скорости. В конце сентября уже начата опытная эксплуатация внутри фирмы.

Программисты-разработчики:

Данько Михаил

Протасов Андрей andypro@mail.ru ICQ 45185778

Горнов Кирилл

В данной программе мы попытались реализовать естественную работу представителей отдела кадров. Приблизительно, это выглядит так:

1. Начальство дает очередное указание об изменении структуры штанного расписания.
2. Инженер кадровой службы планирует новую структуру штатного расписания, при этом готовит документ, в котором он отражает эти планируемые изменения от существующего вида штатного расписания.
3. Другой работник отдела кадров, отвечающий за ведение личного стола (в небольших предприятиях это может быть тот же инженер) планирует принять на работу, уволить, переместить имеющихся работников в новую структуру штатного расписания и готовит документ, отражающий эти изменения.
4. Третий работник может менять зарплату у людей, изменять их должности и при этом так же готовит документы, отражающие эти изменения (т.е. набивает их в MS Word).
5. В результате будет получены документы, хорошо оформленные, которые распечатываются и кладутся на стол начальству.
6. Начальство их изучает в течение дней, недель, месяцев и либо подписывает, либо изменяет и подписывает, либо не подписывает и возвращает на доработку в отдел кадров.
7. Вернувшийся документ работники отдела кадров изучают, вносят изменения в свои планы и возвращают доработанные начальству, либо, если подписанные, отмечают их (т.е. регистрируют) в своей базе как утвержденные.
8. Все изменения в подписанном документе отдел кадров обязан отразить в своих базах данных, и не имеет права этот документ изменять.

Программа поделена на следующие логические части. Каждая логическая часть фактически реализована как отдельные формы, вызываемые из главного меню “Бит 2000”. Это “Штатное расписание”, “Личный стол”, редакторы разнообразных справочников, формы “Документы в подготовке, отправленные на подпись начальнику” и “Журнал регистрации документов – подписанные и выполненные документы”.

У нас сохраняется вся история изменений штатного расписания, приема и увольнения людей, изменений штатных расстановок людей, изменений должностей, окладов работников. Поэтому в главных формах, отображающих штаты предприятия, а именно “Штатное расписание” и “Личный стол” слева вверху вы можете увидеть дату, и то, что вы видите – это отображение состояния штатов предприятия на указанную дату.

Все основные изменения данных реализованы в диалогах, в которых вы указываете, что именно вы хотите сделать, и после нажатия кнопки “ОК” эти действия выполняются. Причем из формы “Штатное расписание” вызываются диалоги для изменения штатного расписания, а из формы “Личный стол” – диалоги для изменения личных данных. При выполнении большинства таких действий, а именно действий которые должны сопровождаться приказами, создается планируемое, что означает неутвержденное, неподписанное состояние.

Это состояние штатов может сильно отличатся от того состояния, которое вы видите, и чтобы увидеть его вы можете кнопкой “План” на панели инструментов сверху включать отображение планируемого состояния. Планируемое изменение состояния объектов всегда отображается синим цветом.

Кроме этого возможно еще отображение удаленных объектов, к примеру подразделения, которое когда-то существовало, но по состоянию на дату, в которую вы смотрите штатное расписание его нет. Это включается кнопкой “показывать удаленные”. Состояние “удалено” всегда отражено красным цветом. В программе “кадры” многие объекты, особенно сопровождаемые документами, не удаляются, а помечаются как удаленные с указанной даты.

Если выполнение действия влечет за собой ликвидацию объекта, то возникает состояние запланировано на удаление. Оно отображается пурпурным цветом.

Любое планируемое состояние, при нормальной работе привязано к документу, который вы готовите. Когда этот документ вы выполняете, соответствующим диалогом, происходит отметка этих планируемых состояний как утвержденное, т.е. выполнение.

При выполнении документа происходит проверки целостности, например, нельзя выполнить прием человека на штатную единицу, которая еще не утверждена. Сначала надо утвердить эту штатную единицу. А штатную единицу можно утвердить, только если утверждено и существует подразделение, которому она принадлежит.

Любое запланированное, но неутвержденное состояние можно отменить и удалить бесследно и создать новое. Таким образом можно выполнять корректировку данных при подготовке документов. Утвержденное состояние изменить уже нельзя никак.

В одну конкретную дату может существовать только одно утвержденное состояние объекта. Если состояние не утверждено, в одну дату их может быть запланировано несколько. Например: можно запланировать создать подразделение 01.06.2002, а потом его запланировать переименовать 01.06.2002. В формах будет отображено именно последнее запланированное состояние, если включен режим “План”, естественно. При утверждении этих планов то состояние, что утверждалось последним, будет заменять предыдущие состояние. И после утверждения этот отдел на 01.06.2002 будет иметь только одно утвержденное состояние.

Система также позволяет вносить много изменений задним числом, к примеру, изменить название подразделения на 1995 год. Хотя после этого, оно возможно, изменило название несколько раз и было удалено.

Можно планировать и надолго вперед, к примеру: создание отдела 1 января, изменение его названия 1 июня и ликвидацию 12 декабря. И после утверждения этих трех планов вы в период с 1 января по 12 декабря можете создавать штатные единицы в этом подразделении, принимать и увольнять людей, но к 12 декабря все штатные единицы этого подразделения должны быть освобождены от людей и ликвидированы.

Штатное расписание – здесь отображается штатное расписание предприятия. Штатное расписание состоит из подразделений, которые образуют древовидную структуру и штатных единиц, которые принадлежат подразделению. Штатные единицы представляют собой записи, в которых указана должность и ставка которые полагается иметь человеку, который занимает эту штатную единицу. Штатные единицы принадлежат подразделениям. Но не факт, что человек будет иметь именно эту должность, которая полагается по расписанию. Поэтому в базе реализованы таблицы, описывающие штатную расстановку, о которых будет рассказано ниже.

Форма “Штатное расписание” предназначен для инженера отдела кадров, который рисует штатное расписание. И только отсюда можно вызывать диалоги изменения штатного расписания, а именно: создать подразделение, переименовать подразделение, ликвидировать подразделение, создать штатную единицу, сменить должность и ставку штатной единицы, сменить ставку без смены должности штатной единицы, ликвидировать штатную единицу.

В форме “штатное расписание” нельзя принимать на работу, перемещать человека. Можно запланировать ликвидацию штатной единицы занятую работником, но выполнить эту ликвидацию нельзя, пока из личного стола эту штатную единицу не освободят.

Отсюда возможен также вызов диалога поиска штатной единицы и подразделения любого, когда-либо существовавшего или планируемого, по любому критерию, вами заданному.

Личный стол, список личных карточек – здесь мы можем увидеть список, сгруппированный по алфавиту, всех людей, которые имеют личные карточки в системе. В зависимости от включенного режима мы можем видеть либо список работающих людей, либо архив – т.е. список уволенных людей. В программе “кадры” у человека нет признака, что его личная карточка в архиве, а он уволен, потому что это зависит от даты, по состоянию на которую мы смотрим его личную карточку.

Этот модуль предназначен для инженера отдела кадров, который работает с личными данными работников. И только из этой формы можно вызвать диалоги изменения назначений работника, а именно: принять на работу, уволить, сменить должность и ставку, сменить ставку без смены должности, переместить на другую штатную единицу, назначить дополнительную должность человеку по совместительству, снять с дополнительной должности по совместительству.

Отсюда возможен поиск человека по любому вами заданному условию в соответствующем диалоге поиска, вызываемом из панели инструментов наверху формы.

Банк данных – это список личных карточек людей, которые не являются работниками предприятия. В работе остальной части базы данных они не участвуют. Их можно добавлять и удалять. Можно принимать на работу. Если прием на работу человека отменен, его личная карточка не удаляется, а попадает в банк данных.

Личная карточка – это форма, в которой хранится вся личная информация по указанному человеку. Из личной карточки можно менять и увидеть ФИО, табельный номер (не рекомендуется менять в целях совместимости и по трудовому кодексу), и все остальные личные данные. Отсюда же можно увидеть полную историю должностных перемещений. Личная карточка открывается соответствующей кнопкой из личного стола и из штатного расписания для указанного человека.

Документы в подготовке – здесь вы создаете новые документы, которые затем вы печатаете и кладете на подпись начальнику. Здесь хранятся подготовленные документы, которые отправлены на подпись начальнику. Отсюда вы можете открыть форму документа и внести изменения или сформировать текст заново. В нормальном режиме работы этот список должен быть пуст.

Журнал регистрации документов – здесь хранятся документы, подписанные начальником выполненные и зарегистрированные вами. Отсюда можно открыть форму документа, посмотреть и изменить текст, но это не рекомендуется. Подписанные документы – не подлежат изменению ! Документы в журнале разложены по папкам, которые вы можете создать сколько угодно и с любыми названиями. Папки – это аналоги папок в которые вы складываете бумажные документы на своем столе. Вы всегда можете перекладывать документы из одной папки в другую, группировать по любому смыслу.

Отсюда также возможен поиск документа в журнале во всех папках по любому заданному вами условию.

Форма документа – здесь вы можете увидеть текст документа, а также в правой части список подготовленных параграфов, которые включены в этот документ (отмечены признаком “Д”) и не включенные не в один другой документ. Нажав кнопку “включить параграф в документ” вы увидите диалог формирования текста параграфа, который затем будет добавлен в текст документа снизу.

Сформированный текст вы можете менять как угодно, текст документа тоже, можно вставлять текст из любых других источников. Можно создавать документы и регистрировать их, не включая параграфы, создаваемые программой, например разнообразные справки. Кнопкой исключить параграф из документа вы исключаете его из документа, но текст параграфа вам надо будет удалить из текста документа вручную.

Выполнение документа – в соответствующем диалоге, вы обязательно указываете папку в журнале регистрации, куда он будет положен после выполнения, кто подписал, кто подготовил и даты – это необязательные для заполнения поля. При выполнении документа выполняются параграфы, которые сформированы системой и включенные вами в данный документ, в последовательности, в которой вы их включали в документ.

Если документ невозможно выполнить, например вы сначала попытались выполнить параграф с приемом человека, а потом параграф с созданием штатной единицы, на которую вы этого человека принимаете, то будет выдано сообщение об ошибке и произведен откат всех выполняемых по документу изменений, на базе данных это не отразится. Исправьте причину ошибки и попытайтесь выполнить снова.

Перед отправкой на подпись начальнику обязательно сделайте “тестовое выполнение” включив галочку на соответствующем поле диалога. Если все условия для выполнения выполняются вам будет выдано положительное сообщение, иначе сообщение об ошибке. При тестовом выполнении происходит выполнение всех действий в базе данных, а затем откат изменений, бесследно.

Помните, после утверждения планируемого состояния никаких изменений сделать нельзя, внимательно проверяйте документ пред выполнением !

Параграф документа – в программе “кадры” все действия, сопровождаемые формированием документа, автоматически создают параграфы, которые вы видите в списке справа в “форме документа”. Например параграф – создание отдела, прием на работу, внесение отпуска и т.д. В списке последние созданные параграфы всегда сверху. Поэтому включать их в документ желательно снизу вверх по списку, чтобы выполнялись в том же порядке, что и создавались.

Из формы документа вы можете отменить и удалить параграф (только если он не утвержден). При этом автоматически, бесследно удаляются запланированные состояния, соответствующие этому параграфу. И только отсюда можно отменить запланированное состояние, к примеру, отменить запланированную смену ставки человека. Также если вы хотите изменить планируемое состояние, вам надо отменить ошибочный параграф и создать новый. Например, создание штатной единицы надо было сделать не с 01.06.2002, а с 03.06.2002.

Текст формируется на основе шаблонов, которые вы можете редактировать в редакторе шаблонов параграфов. Для каждого типа параграфа – свой набор вариантов шаблонов, вариантов для типа параграфа может быть один и больше. Например, прием на работу – обычный, или вне штата – тип параграфа один - прием на работу, а вариантов несколько. Для каждого типа параграфа имеется свой набор полей шаблона, заполняемый из базы при формировании текста параграфа, в каждом варианте шаблона вы можете использовать только часть из них. Более подробно будет описано в руководстве ниже.

При нормальной работе список подготовленных параграфов в правой части формы документа должен быть пуст. Не забывайте удалять ошибочные параграфы !

Должность – в программе “Кадры” это название должности из справочника должностей, справочник должностей – это список названий должностей, которые используются на данном предприятии. Он может быть произвольным или представлять собой таблицу с полным российским классификатором должностей, на ваше усмотрение.

К строке в справочнике может быть привязан список ставок, которые будут предложены по умолчанию в диалоге создания новой штатной единицы, при указании данной должности. Но во всех диалогах, в которых вам надо указать ставку вы можете указать любую другую.

Ставка – это запись и трех полей, в которой определяется форма оплаты, валюта и сумма. Например: “оклад 9000 руб”, “часовой тариф 5 usd”.

Назначение на должность человека – запись в базе данных о назначенной данному человеку данной должности и ставки. Причем эта запись независима от записи должности и ставки штатной единицы и могут не совпадать. Это также позволяет вести учет для людей принятых на работу вне штатного расписания и даже учесть должность для людей, работающих по совместительству на другом предприятии. У одного человека эта запись в течении работы может меняться, одновременно может быть несколько назначений у одного человека, если он работает по совместительству.

Замещение на штатную единицу человека – запись в базе данных, где указанно, какую именно штатную единицу замещает человек с указанной должностью.

Можно сказать, что из личного стола меняются только назначения и замещения человека, а из штатного расписания – только штатное расписание.

Для людей работающих по совместительству, в диалогах личного стола это требует конкретного указания должности, для которой мы производим изменение.

Протасов А.А. 25.09.2002